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제1조(목적) 이 규정은 「지방자치법」 제84조 및 「세종특별자치시의회 회의 규칙」 중 회의록 관련 규정의 시행에 관한 사항과 그 작성ㆍ 발간ㆍ보존ㆍ열람 및 복사 등에 관한 세부적인 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정, 2020. 8. 31.><개정, 2021. 12. 30.>

제2조(정의) 이 규정에 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.

1. “보존회의록”이란 「지방자치법」(이하 “법”이라 한다) 제84조제2항 및 「세종특별자치시의회 회의 규칙」(이하 “규칙”이라 한다) 제56조제1항 및 제72조제3항에 따라 서명하여 세종특별자치시의회에 영구 보존하는 회의록을 말한다.<개정, 2020. 8. 31.><개정, 2021. 12. 30.>

2. “배부회의록”이란 규칙 제58조제1항에 따라 의원에게 배부하고 일반에게 공개하는 회의록을 말한다.<개정, 2020. 8. 31.>

3. “전자회의록”이란 원고의 편집ㆍ교정을 완료하여 인터넷 홈페이지에 공개하는 회의록을 말한다.<개정, 2020. 8. 31.>

4. “전자임시회의록”이란 회의 내용의 신속한 파악과 자구정정 등을 위하여 인터넷 홈페이지에 임시로 게재하는 회의록을 말한다.<신설, 2020. 8. 31.>

5. “비공개회의록”이란 법 제75조제1항 단서 또는 규칙 제58조제1항 단서에 따라 공개하지 않기로 한 회의 내용을 기재한 회의록을 말한다.<신설, 2020. 8. 31.><개정, 2021. 12. 30.>

6. “전재”란 배부회의록의 전부 또는 일부를 다른 간행물에 게재하는 것을 말한다.<제4호에서 이동, 2020. 8. 31.>

7. “복제”란 배부회의록의 전부 또는 일부를 회의록 작성체제에 따라 재발간하는 것을 말한다.<제5호에서 이동 및 개정, 2020. 8. 31.>

8. “참고문서”란 의원이 그 발언의 참고를 위하여 회의록에게 게재하는 간단한 문서를 말한다.<제6호에서 이동, 2020. 8. 31.>

제3조(본회의회의록) ① 본회의회의록은 규칙 제55조제1항 각 호의 사항을 기재한다.<개정, 2020. 8. 31.>

② 본회의회의록 기재사항 중 그날 회의록에 게재하기 어려운 각종 보고서, 참고자료 등은 부록으로 작성한다.

③ 의장은 본회의회의록 원고가 규칙 제58조제1항 단서에 따라 배부 또는 공개되는 회의록에 게재하지 않을 사항인지의 여부를 그 발간 전에 검토하게 할 수 있다.<개정, 2020. 8. 31.>

제4조(위원회회의록) ① 위원회회의록은 규칙 제72조제1항 각 호의 사항을 기재한다.

② 위원회회의록 기재사항 중 그날 회의록에 게재하기 어려운 각종 보고서, 참고자료 등은 부록으로 작성한다.

③ 위원장은 위원회회의록 원고가 규칙 제58조제1항 단서에 따라 배부 또는 공개되는 회의록에 게재하지 않을 사항인지의 여부를 그 발간 전에 검토하게 할 수 있다.<개정, 2020. 8. 31.>

제5조(보존회의록) ① 보존회의록은 법 제75조제1항 단서 또는 규칙 제58조제1항 단서에 따라 배부회의록에 게재하지 않기로 한 부분을 포함한 모든 발언 내용을 게재한다.<개정, 2020. 8. 31.><개정, 2021. 12. 30.>

② 의원이 보존회의록(배부회의록에 게재하지 않기로 한 부분 포함)을 열람ㆍ복사하고자 할 때에는 별지 제1호서식의 보존회의록의 열람ㆍ복사ㆍ전재ㆍ복제 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 다만, 허가를 받은 의원은 이를 의회 밖으로 대출하거나 복사하지 못하며 다른 사람에게 열람하게 하거나 전재ㆍ복사하게 해서는 안 된다.<개정, 2020. 8. 31.>

제6조(전자회의록) ① 전자임시회의록은 회의록 원고가 완료되는 대로 인터넷 홈페이지에 임시 게재하여 열람할 수 있도록 한다.

② 전자회의록은 특별한 사유가 없는 한 회의가 끝난 날부터 30일 이내에 인터넷 홈페이지에 게재하여 일반에게 공개한다.

제7조(비공개회의록) ① 비공개회의록은 원고로써 보관하되, 규칙 제55조제1항 또는 제72조제1항의 규정에 따라 서명을 받아 영구 보존한다. 다만, 보존관리에 필요할 경우 의장의 허가를 받아 이를 인쇄하여 보관할 수 있다.<개정, 2020. 8. 31.>

② 의원이 비공개회의록을 열람하고자 할 때에는 별지 제2호서식의 비공개회의록 열람 요구서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 하며, 제5조제2항 단서에 따른다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제6조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제8조(발언을 마치지 못한 부분의 게재) 의원이 시간제한으로 발언을 마치지 못한 부분을 회의록에 게재하고자 할 때에는 별지 제3호서식의 회의록 게재 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 다만, 발언 내용을 완결 짓는 간명한 것으로 의장이 인정하는 범위의 것이어야 한다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제7조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제9조(참고문서 등) ① 의원의 발언에 관련한 발언보충서 또는 참고문서를 회의록에 게재하고자 할 때에는 별지 제4호서식의 발언보충서ㆍ참고문서 게재 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 다만, 그 회의 내용 또는 발언에 참고가 되는 간단한 문서이어야 한다.<개정, 2020. 8. 31.>

② 규칙 제55조제1항제14호 및 제72조제1항제11호에 따른 그 밖의 사항을 회의록에 게재하고자 할 때에는 본회의 또는 의장이나 위원회 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 사항이어야 한다.
<제8조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제10조(자구의 정정과 이의의 결정) ① 발언한 의원, 공무원, 그 밖의 발언자(이하 “발언자”라 한다)가 규칙 제57조제1항에 따라 자구정정을 하고자 할 때는 별지 제5호서식의 자구정정 요구서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다.<개정, 2020. 8. 31.>

② 회의록이 배부된 후에 자구의 정정요구가 있을 때에는 다음 회의록에 정오표를 게재하고, 보존회의록에 정정하여 보존한다. 다만, 제1항에 따른 정정허가를 받았거나 제3항제4호에 해당하는 사항이 발견된 때에는 이를 배부회의록에 정정하여 게재한다.

③ 회의록의 자구의 정정요구는 발언의 취지를 변경할 수 없으며 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에 한하여 정정요구를 할 수 있다.

1. 법조문 또는 숫자 등을 명백히 잘못 발언한 경우

2. 간단한 선후문구를 변경하는 경우

3. 조사를 정정하는 경우

4. 속기의 착오나 오탈자가 있는 경우

④ 의장은 의원으로부터 회의록 기재사항이나 정정에 관하여 이의신청이 있을 때에는 본회의에서 토론을 하지 않고 그 의결로 이를 결정한다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제9조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제11조(발언 내용의 불게재) ① 규칙 제58조제1항 단서에 따라 발언 내용을 게재하지 아니하고자 하는 자는 별지 제6호서식의 배부회의록 중 불게재 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다.

② 발언 내용의 불게재 방법은 다음 각 호와 같이 표기한다.

1. 배부회의록에는 게재하지 않기로 한 부분은 “―ㆍ―” 으로 표기하고, 산회시간 표기 다음에 줄을 바꾸어 “(―ㆍ― 부분은 「지방자치법」 제84조제4항 및 「세종특별자치시의회 회의 규칙」 제58조제1항의 규정에 따라 배부회의록에 게재하지 않기로 한 부분임)”이라 표기한다.<개정, 2021. 12. 30.>

2. 보존회의록에는 배부회의록에 게재하지 않기로 한 부분을 게재하되 밑줄을 그어 표시하고 산회시간 다음에 “(밑줄 친 부분은 「지방자치법」 제84조제4항 및 「세종특별자치시의회 회의 규칙」 제58조제1항의 규정에 따라 배부회의록에 게재하지 않은 부분임)”이라 표기한다.<개정, 2021. 12. 30.>

③ 개인정보 보호를 위하여 필요한 경우에는 발언 내용을 전자임시회의록, 배부회의록 및 전자회의록에 게재하지 않을 수 있다.

④ 중복되는 발언은 강조의 의미가 아닌 경우 회의록에 게재하지 않을 수 있다.

제12조(회의록 원고의 열람ㆍ복사) ① 의원 또는 발언자가 회의록 발간 전의 회의록 원고를 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 별지 제7호서식의 회의록 원고 열람ㆍ복사 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 이 경우 복사한 회의록 원고를 전재하고자 할 때에는 제13조에 따른다.<개정, 2020. 8. 31.>

② 의원이 보존회의록 또는 비공개회의록 원고를 열람하고자 할 때에는 제5조제2항 및 제7조제2항에 따른다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제10조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제13조(회의록의 열람ㆍ복사ㆍ전재ㆍ복제) ① 회의록을 열람ㆍ복사ㆍ전재ㆍ복제하고자 하는 사람은 별지 제8호서식의 배부회의록 열람ㆍ복사ㆍ전재ㆍ복제 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다.

② 회의록의 열람ㆍ복사ㆍ전재ㆍ복제의 허가는 배부회의록에 한한다.

③ 전재ㆍ복제하고자 하는 내용이 질문일 때에는 그 답변 내용도 게재하는 것을 원칙으로 하며, 동일 발언 내용 중에서 부분적으로만 발췌해서는 안 된다.

④ 회의록의 전재ㆍ복제에 소요되는 경비는 전재ㆍ복제하고자 하는 사람의 부담으로 하며, 비용 부담에 관한 사항은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행령」 제17조 및 「세종특별자치시 정보 공개 조례」에서 정하는 바에 따른다.

제14조(녹음) ① 회의록 작성을 위한 속기업무를 위하여 필요할 때에는 녹음을 할 수 있다.

② 본회의의 녹음을 복사하고자 하는 사람은 별지 제9호서식의 녹음 복사 신청서를 의장에게 제출하여 허가를 받아야 한다. 다만, 녹음 복사는 배부회의록의 내용에 한하며 발언의원 외의 사람이 녹음 복사를 하고자 할 때에는 발언의원의 동의를 받아야 한다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제12조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제15조(보존기간) 회의록의 보존기간은 다음 각 호와 같다.

1. 보존회의록 : 영구

2. 배부회의록 : 1년

3. 비공개회의록 : 영구<신설, 2020. 8. 31.>
<제13조에서 이동,. 2020. 8. 31.>

제16조(폐지된 위원회 등의 회의록) 조례의 개폐로 폐지된 위원회 및 존속기간이 만료된 특별위원회와 해당 의회의 의원 임기 이전의 위원회회의록에 대한 열람ㆍ복사 또는 전재ㆍ복제 허가 등은 의장이 이를 행한다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제14조에서 이동, 2020. 8. 31.>

제17조(위임규정) 회의록의 작성 및 체제, 배부 및 반포의 방법, 그 밖에 필요한 사항은 의회사무처장이 정한다.<개정, 2020. 8. 31.>
<제15조에서 이동, 2020. 8. 31.>