부산광역시 연제구 기록관 운영 규칙

[시행 2013.04.30.]
<제명개정 2007.11.14>
(  제정) 2006.12.07 규칙 제 307호
(전문개정) 2007.11.14 규칙 제 316호
(일부개정) 2013.04.30 규칙 제407호

관리책임부서 : 민원여권과
연 락 처 : 051-665-4282



             제1장 총칙

제1조(목적)   이 규칙은 「 」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부산광역시 연제구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.


제2조(정의)   이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “기록물”이란 부산광역시 연제구(이하 “구”라 한다)와 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.


제3조(적용범위)   이 규칙은 구 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.


             제2장 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성)   ① 기록관은 기록물관리업무담당부서에 설치하고, 그 부서의 장이 기록관장이된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 ·사무관리규정· 제3조제3호에 따른 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리업무를 수행하도록 하여야 한다.


제5조(주요업무 및 업무분장)   ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 제12조에 따른 부산광역시연제구기록물평가심의회의 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행

13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

20. 소관 기록물의 검색·열람제공

21. 정보공개 접수 창구

22. 기록물 편찬·전시·홍보

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.


             제3장 기록물의 관리

제6조(기록물의 생산)   ① 기록관장은 구 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「 」 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.


제7조(기록물의 등록)   ① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 구 전자문서시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.


제8조(기록물의 정리)   ① 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월31일까지 기록관장에게 전자문서시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.


제9조(기록물의 이관)   ① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 의한 이관연기신청서를 제출하여야 한다.

② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 처리과간에 별지 제2호서식에 의한 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무를 승계 받을 처리과가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.


제10조(기록물의 보존)   ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.


제11조(기록물의 평가 및 폐기)   기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「 」(이하 “법”이라 한다) 제27조제1항, 법 시행령 제43조, 법 시행규칙 제35조에 따라 시행한다.


             제4장 기록물평가심의회

제12조(기록물평가심의회)   ① 법 시행령 제43조에 따라 부산광역시연제구기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

② 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성한다.

③ 위원장은 총무국장으로 하고, 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성하되,
 민간전문가가 2명이상 참여하도록 하여야 한다.

1. 처리과의 장

2. 행정적, 문화적, 사회적, 역사적으로 기록물에 대한 가치평가를 할 수 있는 지식과 경험이 풍부한자 중 부산광역시 연제구청장이 위촉한 자

④ 위원 중 공무원은 당해 직위에 재임하는 기간을 임기로 하고, 민간전문가의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며 보선된 위원의 임기는 전임자의 남은 임기로 한다.

⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 심의회에 간사 1인을 두되, 간사는 기록물관리업무담당주사가 된다.


제13조(심의회의 기능)   심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 조정(재책정, 보류 또는 폐기)

3. 그 밖에 보존기록물 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항


제14조(심의회의 운영)   ① 심의회는 기록관장 및 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 수시로 소집할수 있다.

② 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회 운영을 총괄한다.

③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

④ 심의회는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑤ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제5호서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.

⑥ 간사는 별지 제3호서식에 의한 기록물평가심의서, 별지 제4호서식에 의한 기록물 심의의결서 및 별지 제5호서식에 의한 기록물 서면심의의결서를 작성·관리하여야 하며, 별지 제6호서식에 의한 회의록을 작성·관리하여야 한다.

⑦ 위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 아니 된다.

⑧ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.


제15조(처리과 의견조회 및 협의)   법 시행령 제43조제1항에 따라 처리과의 의견을 조회 또는 협의한 경우에는 그 결과를 심의회에 제출하여야 한다.


제16조(심의회 결과의 공표 및 적용)   ① 기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기하기로 결정한 기록물은 해당 기록물의 목록을 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.

② 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.


             제5장 기록물의 전산화 관리

제17조(보존시설 및 장비의 확보)   ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 법 시행령 별표 6에 따른 기록관의 시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.


제18조(기록관리시스템 및 장비구축)   ① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 처리과의 전자문서시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.


제19조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)   ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.


제20조(주요기록물의 전산화)   기록관장은 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.


제21조(주요기록물의 보존관리)   제20조에 따른 주요기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.


제22조(주요기록물의 백업 및 보존)   ① 기록관장은 제21조에 따른 주요기록물 전산자료의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.


             제6장 보안관리 및 점검

제23조(보안관리)   ① 기록관장은 기록물 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 같은 규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야한다.<개정 2013.4.30>

② 기록물 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.


제24조(긴급사태 시의 대비)   기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.


제25조(점검)   기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 기록물 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

3. 제21조에 따른 주요기록물의 전산자료 등록관리 및 입출력 관리


             제7장 기록물의 대출 및 열람

제26조(열람시간)   기록관의 열람시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.


제27조(열람 및 대출의 자격)   ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와같다.

1. 구 및 소속기관의 직원

2. 타 기관의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.


제28조(열람 준수사항)   ① 기록관의 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지제7호 서식에 의한 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 기록물을 무단으로 열람실 밖으로 반출하는 행위

3. 복사기 등 기록관 시설·장비의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 기록물 열람은 열람실 내에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.


제29조(대출의 한도 및 기간)   기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하고, 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.


제30조(열람·대출의 제한)   다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 가져오는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우


제31조(대출 기록물의 다시 대여 금지)   누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할수 없다.


제32조(대출 기록물의 반납)   ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우


             제8장 보칙

제33조(기록물 관리실태 점검 및 교육)   ① 기록관장은 연제구의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.


제34조(세부사항)   이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.

       부 칙 <제316호,2007.11.14>
제1조(시행일) 이 규칙 공포한 날부터 시행한다.
제2조(기록관에 대한 경과조치) 이 규칙 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 부산광역시 연제구
 자료관은 이 규칙에 의하여 부산광역시 연제구 기록관이 설치된 것으로 본다.

       부 칙 <제407호,2013.4.30>
이 규칙 공포한 날부터 시행한다.