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제1조 (목적) 이 조례는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제40조에 따라 서울특별시의회에서 사용하는 공인의 종류, 규격, 비치, 관리 그 밖에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2010.1.7, 2015.7.30, 2017.7.13>

제2조(공인의 종류) ① 공인은 청인과 직인으로 구분한다. <개정 2021.12.30>

② 의결기관, 자문기관, 그 밖의 합의제기관은 청인을 가지되, 자문기관은 필요한 경우에 한정하여 이를 가진다. <신설 2021.12.30>

③ 직인의 종류는 다음 각 호와 같다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13, 2021.12.30>

1. 서울특별시의회의장

2. 서울특별시의회상임위원회위원장 및 서울특별시의회특별위원회위원장

3. 서울특별시의회사무처장

4. 서울특별시의회인사위원회위원장

④ 제2항과 제3항에 명시된 이외의 공인이 필요할 경우에는 서울특별시의회의장(이하 "의장"이라 한다)의 승인을 받아 공인을 따로 비치할 수 있다. <개정 2010.1.7, 2021.12.30>

⑤ 제3항제2호의 직인은 서울특별시의회(이하 "의회"라 한다) 내에 발신하는 공문서에만 사용할 수 있다. 다만, 의장의 승인을 받은 사항에 대해서는 대외발신 공문서에 사용할 수 있다. <개정 2010.1.7, 2021.12.30>

제3조(특수공인) 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지공인을 가지며, 전자이미지공인은 공인을 전자입력하여 사용하여야 한다. <개정 2010.1.7>

제4조(공인의 비치 및 관리자) 청인 및 의장ㆍ서울특별시의회특별위원회위원장, 서울특별시의회사무처장(이하 "사무처장"이라 한다), 서울특별시의회인사위원회위원장의 공인은 의정담당관실에, 서울특별시의회상임위원회위원장 및 서울특별시의회예산결산특별위원회위원장의 공인은 각 위원회 전문위원실에 비치하고, 해당 비치 부서의 장(각 위원회 전문위원을 포함한다. 이하 "공인관리자"라 한다)이 관리한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13, 2021.12.30>
[제목개정 2017.7.13]

제5조(공인의 규격 및 인영의 내용) ① 공인은 정사각으로 하되, 크기는 별표와 같다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

② 공인의 인영은 훈민정음 창제 당시의 자체로 하여 가로로 새기고 직위의 명칭에 "인"자를 붙인다. <개정 2010.1.7, 개정 2010.11.4>

제6조 (공인의 재료 및 인영의 색깔) ① 공인의 재료는 쉽게 닳거나 부식되지 않는 재질을 사용하여야 한다. <개정 2010.1.7>

② 공인인영의 색깔은 빨간색으로 한다.  다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 시행하는 경우에는 공인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

제7조(찍는 위치) 공인은 기관명 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다. <개정 2021.12.30>

제8조(공인의 등록 및 교부) ① 공인을 등록하려는 공인관리자는 별지 제1호서식에 따라 사무처장(이하 "등록기관"이라 한다)에게 등록신청을 하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13, 2021.12.30>

② 등록기관은 제1항에 따라 공인을 등록하려는 경우에는 별지 제2호서식의 공인대장에 그 인영을 등록ㆍ보존하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

③ 공인은 등록하지 않으면 사용하지 못한다. <개정 2010.1.7>

제9조(재등록신청 및 폐기신고) ① 공인이 분실 또는 닳거나 갱신할 필요가 있는 경우에는 그 사유를 들어 별지 제1호서식에 의하여 제8조에 따른 재등록요청 및 폐기신고를 하여야 한다. <개정 2010.1.7>

② 공인관리자는 제1항 또는 그 밖의 사유로 공인을 폐기하고자 할 경우에는 등록기관에 별지 제1호서식에 의하여 공인폐기신고를 한 후 공인대장에 그 사실을 기재하고, 서울특별시기록관(문서고)에 공인폐기공고문 및 폐기공인을 이관하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2015.7.30, 2017.7.13>

③ 등록기관은 공인을 재등록하거나 폐기할 경우에는 공인대장에 그 사실을 기재하고, 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

제10조(전자이미지공인의 등록 및 관리) ① 전자문서의 시행을 위하여 전자이미지공인을 사용할 경우에는 별지 제2호의2서식에 따라 등록기관에 등록(재등록을 포함한다)하여야 한다. <개정 2010.1.7>

② 의회의 전자결재시스템 주관부서의 장은 제1항에 따라 등록된 전자이미지공인을 컴퓨터파일로 제공하고, 이를 위조하거나 부정하게 사용하지 못하도록 안전장치를 하여야 한다.<개정 2010.1.7, 2017.7.13>

③ 전자이미지공인을 사용하는 부서의 장은 일반공인의 인영을 전자이미지 공인등록대장의 해당란에 찍고, 그 인영을 의회의 전자결재시스템 주관부서의 장에게 송부하여 전자이미지 형태로 컴퓨터파일에 등록한 후 출력하여 전자이미지공인 등록대장의 해당란에 붙여야 한다. <개정 2010.1.7>

④ 전자이미지공인을 재등록한 경우에는 지체 없이 사용중인 전자이미지공인을 삭제하고, 재등록한 전자이미지공인을 전자입력하는 등 필요한 조치를 하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

제11조(공고) 등록기관은 공인(전자이미지공인은 제외한다)을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 경우에는 다음 사항을 명시하여 관보 또는 서울시보(의회보를 포함한다)에 공고하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

1. 공인의 등록ㆍ재등록 또는 폐기사유

2. 등록ㆍ재등록공인의 최초사용연월일 또는 폐기공인의 폐기년월일

3. 등록ㆍ재등록 또는 폐기공인의 공인명 및 인영

4. 공고기관의 장

제12조 (인영의 보존) 공인관리자는 매년 2월 1일 현재의 공인 인영을 별지 제3호서식에 따라 인영대장에 날인하여 보존하여야 한다. <개정 2017.7.13>

제13조(인영의 인쇄사용) ① 사무처리를 주관하는 부서의 장(이하 "처리부서의 장"이라 한다)은 공인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 할 경우에는 그 공인의 공인관리자에게 승인을 얻어야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

② 제1항에 따라 공인을 인쇄하고자 하는 처리부서의 장은 별지 제4호서식의 공인인쇄용지관리대장을 비치하고 그 사용내역을 기록ㆍ유지하여야 한다. <개정 2010.1.7>

제14조(공인의 사고보고) 공인관리자는 공인의 도난, 분실, 거짓, 변조 등의 사고가 발생한 경우에는 지체 없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제5호서식에 의한 공인사고보고서를 등록기관에 제출하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>

제15조(공인의 보관) 공인은 항상 견고한 용기에 넣어 두어야 하며, 근무시간 후에는 공인관리자가 공인함에 넣어 봉함하고 이를 이중캐비닛 또는 금고에 보관하여야 한다. <개정 2010.1.7, 2017.7.13>